Постоянная гонка «успеть все за 24 часа», нескончаемые объемы задач, активный ритм жизни требуют от нас максимальной эффективности и организованности. Без четкого планирования можно легко выгореть, утонуть в делах и дедлайнах. Именно поэтому сегодня тайм-менеджмент – не просто навык, а необходимость. Секретами управления временем расскажет Жанна Казанская, ментор для женщин, создатель сообщества Woman Wings и одноименного бизнес-форума.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен
Тайм-менеджмент — это полноценный навык, который включает в себя техники и методы для эффективного управления временем. Однако, помимо управления временем, это предполагает управление собой: дисциплину, умение делегировать и приоритезировать задачи, дела. Благодаря тайм-менеджменту человек или даже компания могут равномерно планировать цели, задачи и ресурсы на их достижение и выполнение. Эффективный тайм-менеджмент позволяет добиваться максимальных результатов за счет минимальных ресурсов.
Тайм-менеджмент – целое искусство баланса между делами из разных сфер жизни. Например, когда наваливается сразу большое количество «задачек» по работе и по семейным делам, без правильного планирования и приоритезации очень сложно сохранить гармонию.
Мы можем себе представлять, загадывать любую картинку идеальной, на наш взгляд, жизни, тем не менее, если не уметь правильно распоряжаться временем и ресурсами, то цели вряд ли будут достигнуты. Четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на главном, не отклоняясь от курса и не отвлекаясь на шум вокруг.
Качество нашей жизни и всех ее аспектов повышается тем больше, чем больше задуманного мы успеваем сделать. С учетом растущих темпов жизни и мира вокруг, этот вопрос становится еще более актуальным.
Как же эффективно управлять временем
Сегодня есть огромное количество подходов и методов к управлению временем. Большинство из них объединяют несколько базовых идей: приоритизации, планирования и структурирования.
Приоритизация. Сперва нужно определить срочность и важность задачи, какие будут последствия, если ее отложить или вовсе не выполнить. Только затем можно приступать к ее выполнению или отложить до определенного момента.
Планирование. Все задачи и вопросы занимают какое-то количество времени на свое решение. Необходимо разобраться, когда что стоит выполнять и сколько временных затрат на это потребуется.
Структурирование. Большие задачи или долгосрочные задачи имеет смысл делить на подзадачи и этапы, основные блоки работы — так получится ее лучше структурировать, что даст более четкое представление о необходимых ресурсах, действиях и сроках. Также важно определить критерии оценки результат или минимальный порог, который нужно выполнить.
Наиболее эффективными методами и практиками тайм-менеджмента, конечно, будут те, которые комбинируют все три идеи. Тем не менее, стоит ориентироваться на субъективные потребности, привычки и цели.
Методы управления временем
Планирование: от малого к большому
Управление временем начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только придать ясности задачам и целям, но и структурировать их, мотивировать себя. Ведь нам проще браться за дела и доводить их до конца, когда нам понятно, какие шаги следует предпринять, в какой они идут последовательности и к чему ведут.
Здесь есть несколько важных правил. Во-первых, не стоит планировать все свои задачи, дела и цели в один присест. Важно делить их на более мелкие и равномерно разбивать во времени. Записывать все пункты в один день — не лучшая идея, так, не выполнив их, вы будете разочарованы и демотивированы. Аналогично с поминутным планированием: с большой вероятностью случится накладка и все пойдет не так, как вы хотели.
Сделайте свою систему обозначений, где цветами или как-либо еще отмечайте срочные и приоритетные задачи. Так вам будет проще ориентироваться среди них и не терять самое важное.
Читайте также: Как нельзя ставить цели ни в бизнесе, ни в жизни
«20% усилий для 80% результата»: закон Парето
Как принято считать, 20/80 — наилучшее соотношение затраченных ресурсов и полученного результата. Экономист Вильфредо Парето заметил эффективность такого соотношения. Этот закон можно применять в совершенно разных областях, например: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли, 20% времени из рабочего дня, потраченные на задачу, приведут к 80% результату.
Для использования этого закона в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и приоритезируйте их.
Делегирование
Важным навыком в управлении временем является умение делегировать задачи и, таким образом, высвобождать время на более важные дела. Если есть возможность, назначить другого исполнителя и качество выполнения задачи не пострадает, то стоит этим пользоваться. Не стесняйтесь передавать часть дел, это сыграет на пользу не только вам, но и компании.
Дедлайны
Необъятное количество дел накапливается от того, что многие откладывают несрочные и рутинные задачи на потом. У всех задач должен быть срок выполнения, иначе она будет висеть грузом и отнимать энергию. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода. Также в один момент может получиться, что таких задач накопилось очень много или ее нужно срочно решить, а ресурсов на это нет.
Стоит регулярно проводить ревизию дел и вычеркивать те, которые потеряли актуальность, или обновлять детали и формулировки, если это необходимо. Для действительно важных стоит установить срок исполнения.
Что мешает нам быть продуктивными
Вредные привычки. Перекуры, так называемый «дум скроллинг» социальных сетей, постоянные перекусы и походы за кофе, пустая болтовня и многое другое отнимает огромное количество времени. Алкоголь, ночные просмотры сериалов негативно влияют на наше состояние и сильно снижают продуктивность и тонус.
Прокрастинация. Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступать к действиям, мы часто придумываем отговорки или дела поважнее. «Вот в понедельник точно начну», «вот выпью кофе и сяду за дела» и так далее.
Прокрастинация — не просто лень, это сигнал, который говорит о более глубоких процессах в нашей психики. Так, мы не хотим признавать или решать какие-то проблемы, например: задача слишком сложная; непонятно, с чего начинать; новизна проблемы, переоценка своих сил — возлагаем на себя слишком много, противоречие задачи внутренним принципам и ценностям.
Желание быть «удобным» для всех или иначе – неумение говорить нет. Если браться за все дела, даже те, которые вам совершенно не нужны или не нравятся, только потому, что вас об этом попросили, то очень скоро можно выгореть или разочароваться. Ведь вы делаете все, кроме действительно важных для вас задач.
Один из ключевых аспектов эффективного тайм-менеджмента — умение правильно расставлять свои силы и временной ресурс, браться за посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать. Важно фильтровать дела и ограничивать их количество в соответствии с собственным ресурсом.
Успеха можно достичь, если соблюдать последовательность, регулярность и дисциплину.
